第25章

《盡職審查指引》－

紀錄保存

7. 保留紀錄

7.1 準則

保薦人就上市任務備存的整套紀錄，在相關交易完成或終止後，應在香港保存至少七年。[《操守準則》第17.10(d)段]

7.2 指引

7.2.1 保薦人應就每項上市任務保存「整套紀錄」，其中包括一套足以顯示保薦人已完成盡職審查所依據的基準（包括達致第17段所指的意見、保證及結論所依據的基準）的紀錄。在一般情況下，保薦人毋須保存上市申請人的相關紀錄、專家及第三方的工作文件，或並非保薦人編製的原始文件。如經審查這些文件可使保薦人達致第17段所指的意見、保證及結論，保薦人記錄所審查文件的主要方面即屬充分。

7.2.2 保薦人應以可隨時查閱的紙質形式或電子形式保存此套紀錄。紀錄應存置於香港並由保薦人監控，可存置於保薦人的香港辦事處或辦事處以外的儲存設施。保薦人應保存紀錄七年。七年期屆滿後，如無任何重大理由保存紀錄，保薦人可銷毀有關紀錄。

7.3 建議步驟

對於保薦人有關上市申請人或第三方的重要證明協議或文件，若保薦人未獲提供副本以存置於香港，保薦人應編製一份描述有關協議或文件的主要內容的簡明紀錄，並註明無法向保薦人提供副本作備存的原因。