第9章

《盡職審查指引》－

會見主要業務持份者

8. 會見的紀錄

8.1 準則

凡保薦人會見主要業務持份者（例如客戶、供應商、債權人及銀行），保薦人應採取有效及足夠的措施，確保會見紀錄在所有重大方面均合理地準確、完整及可靠。[《操守準則》第17.6(f)段]

8.2 指引

8.2.1 會見紀錄在所有重大方面須合理地準確、完整及可靠的規定，指紀錄不應載有任何陳述致使其作為有關的會見紀錄在重大方面具有誤導性，或遺漏任何重大實事致使有關紀錄作為會見紀錄在重大方面具有誤導性；然而，這並不意味著要求會見紀錄須提供討論的逐字逐句的紀錄。

8.3 建議步驟

8.3.1 會見紀錄應由出席有關會見的保薦人其中一名員工撰寫（或由其核准，如初稿由保薦人以外的其他人士撰寫）。

8.3.2 保薦人須保存：

(a) 以下各項的書面紀錄：

(i) 揀選接受會見者的準則（見第2.3.3段）；

(ii) 將任何接受會見者從第2.3.4(a)段所述保薦人的接受會見者名單中剔除的理據；

(iii) 會見之後的跟進事宜及上市申請人或接受會見者於回應中提供的資料及╱或特定事宜的解決方式；及

(iv) 如何解釋或解決業務持份者所提供資料與保薦人獲得的其他資料之間的重大不一致或盡職審查工作計劃需要作出重大變動；

(b) 填妥的會見問卷（如有）及任何跟進的書面紀錄；

(c) 接受會見人士的身份確認紀錄（見第5.2.2段）；及

(d) 會見紀錄（僅透過書面回覆會見問卷而進行的會見除外）。

8.3.3 保薦人毋須要求接受會見者簽署會見紀錄。

8.3.4 有關保留紀錄的一般指引，請參閱第25章「《保薦人盡職審查指引》－紀錄保存」。