第25章

《盡職審查指引》－

紀錄保存

6 考慮盡職審查發現的主要問題及向主要高級管理層反映關鍵事項的文件

6.1 準則

就每項上市任務而言，保薦人應在其監控下備存有關以下事項的紀錄（包括有關的證明文件及往來書信）：…在上市過程中出現的所有重大事項，包括內部討論及已採取的行動，不論上市文件的最後定稿有否披露有關事項；[《操守準則》第17.10(c)(v)段]

6.2 指引

對於每項上市任務，就（在保薦人內部或保薦人與上市申請人的管理層之間或保薦人與所委聘的其他專業人士之間）產生重大爭論及討論的重要事項及重大問題而言，所編製的簡明紀錄應：

‧ 載有問題的描述；

‧ 記錄如何解決問題的評估或決定（不論是否通過額外的盡職審查、額外披露或其他方式），以及達成有關評估或決定的理由及基準；及

‧ 隨附一套跟問題有關的文件（包括專業人士的報告或意見）副本。

6.3 建議步驟

請見上文第3.3.4段。

6.4 準則

就每項上市任務而言，保薦人應在其監控下備存有關以下事項的紀錄（包括有關的證明文件及往來書信）：…管理層參與考慮《操守準則》第17.11(d)段所提述的重大事項；[《操守準則》第17.10(c)(vi)段]

6.5 指引

每當有重大事項需提升至管理層或管理層按《操守準則》第17.11(d)段所指定的委員會（「指定委員會」）考慮時，應該編製簡明紀錄以：

(a) 描述有關問題；

(b) 記錄考慮問題的管理層成員及考慮有關問題的討論會（例如，是否在管理層與主要人員的會議或內部委員會會議上），或是否由指定委員會考慮問題及考慮問題的討論會；

(c) 記錄管理層或其指定委員會就處理或解決問題的方式所作出的評估或指引；

(d) 記錄任何跟進行動連同跟進行動被認為屬適當且充分的簡要說明；及

(e) 隨附一套跟問題有關的重要文件副本。